Avanbox IDEA · Para asesorías

Software para asesorías: deja de perseguir facturas cada trimestre.

Si tu asesoría lleva 300, 400 o 500 clientes, ya conoces la rutina: cada trimestre tienes que meter en contabilidad toda su facturación de ventas y de gastos. Y antes de contabilizarla, tienes que conseguirla.

Correos a los clientes recordándoles que manden sus facturas, facturas que llegan tarde y por partes, y todo el trabajo concentrado en los pocos días que quedan antes de presentar impuestos. El resultado: picos de trabajo enormes para tu equipo, trimestre tras trimestre.

Antes y después de Avanbox IDEA A la izquierda, facturas desordenadas llegando desde varios móviles y correos. En el centro, Avanbox IDEA. A la derecha, una bandeja ordenada con las facturas validadas, cada una con una marca de verificación. ANTES DESPUÉS Avanbox IDEA
La solución

Avanbox IDEA, de Documelia

Avanbox IDEA es el pack de Avanbox, la aplicación de Documelia, pensado para asesorías. Reúne tres piezas que trabajan juntas:

Circuito de Avanbox IDEA Tu cliente sube sus facturas y recibe sus documentos a través de Nova, en los dos sentidos. Las facturas pasan a Astra, que las lee con inteligencia artificial, las coteja y concilia el banco, y de ahí a tu programa de contabilidad. Por debajo, Core archiva cada documento en el expediente del cliente. Tu cliente facturas documentos Portal con tus clientes IA · cotejo · conciliación Tu programa de contabilidad Expediente de cada cliente Circuito de Avanbox IDEA Tu cliente sube sus facturas y recibe sus documentos a través de Nova, en los dos sentidos. Las facturas pasan a Astra, que las lee con inteligencia artificial, las coteja y concilia el banco, y de ahí a tu programa de contabilidad. Por debajo, Core archiva cada documento en el expediente del cliente. Tu cliente facturas documentos Portal con tus clientes IA · cotejo · conciliación Tu programa de contabilidad Expediente de cada cliente
Nova

Nova, el portal con tus clientes, en los dos sentidos

Nova es el portal entre tu asesoría y tus clientes, y funciona en los dos sentidos: ellos te envían sus facturas y tú les haces llegar sus documentos.

Tu cliente te envía sus facturas

Tu cliente sube sus facturas de venta y de gasto sin esperar a que se las pidas: desde el móvil, haciendo una foto, o desde el ordenador.

Y recibe lo que le envías

Nóminas, modelos de impuestos, contratos y cualquier documento que le envíe tu asesoría le llegan a su portal, organizados por carpetas.

Portal Nova en el móvil: pantalla de documentos de un cliente con sus carpetas fiscales, contables y laborales
Nova en el móvil.
Portal Nova en el ordenador: carpeta de facturas recibidas con el número de factura, la fecha contable, el emisor y el total de cada documento
Nova en el ordenador: carpeta de facturas recibidas.

Cómo le llegan los documentos

  1. Dejas los documentos en una carpeta de tu escritorio: por ejemplo, los modelos de impuestos impresos a PDF desde tu programa, o las nóminas.
  2. Avanbox los reconoce con inteligencia artificial y los clasifica.
  3. Les asigna los permisos y publica a cada cliente lo suyo en su portal, con un aviso.
  4. Y cada documento queda archivado en el expediente del cliente, en Core.

Sin duplicados

Si tu cliente sube varias veces el mismo fichero, se descarta automáticamente. No tienes que buscar los repetidos ni borrarlos a mano.

Lectura automática de facturas

Lectura con dos inteligencias artificiales cruzadas

Cada factura que entra en el portal se lee automáticamente con dos inteligencias artificiales, por separado, y sus resultados se cruzan entre sí. Tu equipo deja de teclear facturas a mano.

Una factura solo se valida y se contabiliza automáticamente cuando se cumplen las dos condiciones a la vez: el cliente o proveedor está en tu lista blanca y las dos inteligencias artificiales coinciden en la lectura.

En cualquier otro caso —si no está en lista blanca, o si las lecturas no coinciden— la factura llega a Astra y la revisas y validas tú.

De 7.200 facturas de formatos muy distintos, solo en 6 hubo que corregir a mano algún dato leído.

Lectura de facturas con dos inteligencias artificiales Una factura en la parte superior. Dos inteligencias artificiales, IA 1 e IA 2, la leen por separado y sus resultados se cruzan en un punto de comparación. Si el cliente o proveedor está en lista blanca y las lecturas coinciden, la factura se valida automáticamente. En cualquier otro caso, pasa a revisión en Astra. IA 1 IA 2 Lista blanca + lecturas coincidentes → validada automáticamente Resto → revisión en Astra
Astra

Astra, la pantalla de cotejo

Cuando una factura llega a Astra, la revisas en la pantalla de cotejo antes de contabilizarla: la factura a un lado y los datos leídos al otro. Si todo está bien, la validas; si algo no cuadra, la rechazas.

Las listas blancas te ahorran ese paso con los clientes y proveedores de confianza, pero solo cuando además las dos inteligencias artificiales coinciden en la lectura: en ese caso la factura se valida y se contabiliza directamente. Si el cliente o proveedor está en lista blanca pero las lecturas no coinciden, la factura también llega a Astra para que la revises.

Pantalla de cotejo de Avanbox Astra: a la izquierda la lista de documentos pendientes de validación, en el centro la factura original y a la derecha los datos leídos (número, fechas, importes por tipo de IVA y cuentas contables) con los botones Validar y Rechazar
La pantalla de cotejo de Astra: factura original y datos leídos, uno junto a otro.
Contabilidad

Paso automático a contabilidad

Las facturas validadas pasan automáticamente a tu programa de contabilidad. Avanbox IDEA trabaja con:

Astra

Conciliación bancaria con Astra

Concilia los movimientos del banco con las facturas sin ir apunte por apunte:

  1. Importas el extracto del banco en formato Norma 43.
  2. El sistema te propone qué factura corresponde a cada movimiento.
  3. Cuando lo necesitas, agrupas manualmente.
  4. Astra genera los apuntes.
Conciliación bancaria en Avanbox Astra: movimientos de un extracto bancario con la factura propuesta para cada uno y el panel lateral para confirmar el cruce
Conciliación bancaria en Astra: propuesta de factura para cada movimiento.
Nova

Comunicación con tus clientes

  • Chat de notas en cada documento, para aclarar las dudas sobre una factura concreta en la propia factura.
  • Mensajes masivos a tus clientes, con confirmación de si cada cliente lo ha abierto y aceptado.
  • Petición de firma digital de documentos.
Chat de notas de un documento en el portal Nova: mensajes entre la asesoría y el cliente sobre una factura recibida
Notas de un documento en Nova.
Avanbox IDEA

¿Quieres verlo funcionando?

Te enseñamos Nova, Astra y Core en una demo para tu asesoría.

Solicitar una demo → Descargar el dossier (PDF)